Hacks de organização para seu escritório de advocacia virtual

88 views 16:23 0 Comments 2 de julho de 2023
Hacks de organização para seu escritório de advocacia virtual

Como seu escritório de advocacia virtual pode se manter organizado?

Quer sua empresa seja totalmente virtual ou você use uma estratégia de trabalho híbrida, manter todos os seus casos e funcionários organizados pode ser um desafio. Os hábitos e processos que você costumava usar em seus escritórios presenciais não funcionam tão bem em um ambiente digital.

Felizmente, existem alguns métodos bem estabelecidos para manter as empresas virtuais funcionando sem problemas e com eficiência.

A seguir estão alguns hacks de organização que podem ajudar sua empresa remota a maximizar seu sucesso.

Armazenamento em nuvem versus armazenamento local

O armazenamento em nuvem e o armazenamento local são duas opções diferentes para guardar e acessar dados. Aqui estão algumas características e diferenças entre eles:

Armazenamento em Nuvem:

  1. Localização remota: Os dados são armazenados em servidores remotos mantidos por provedores de serviços em nuvem.
  2. Acessibilidade: Os dados podem ser acessados de qualquer lugar com conexão à Internet, usando dispositivos como computadores, smartphones ou tablets.
  3. Escalabilidade: Os serviços em nuvem geralmente oferecem escalabilidade, permitindo que você aumente ou diminua seu espaço de armazenamento conforme necessário, sem a necessidade de hardware adicional.
  4. Backup automático: Muitos serviços em nuvem realizam backups automáticos dos dados, reduzindo o risco de perda de informações importantes.
  5. Colaboração: O armazenamento em nuvem facilita o compartilhamento de arquivos e a colaboração em tempo real entre várias pessoas.

Armazenamento Local:

  1. Localização física: Os dados são armazenados em dispositivos físicos locais, como discos rígidos, unidades USB ou servidores locais.
  2. Acessibilidade limitada: Os dados estão disponíveis apenas nos dispositivos onde estão armazenados, o que significa que você precisa estar fisicamente presente ou ter acesso remoto aos dispositivos para acessar os dados.
  3. Controle total: Com o armazenamento local, você tem controle direto sobre seus dados, pois não depende de provedores de serviços em nuvem terceirizados.
  4. Privacidade: Ao armazenar dados localmente, você tem maior controle sobre a privacidade dos seus dados, pois não precisa confiar em terceiros para protegê-los.
  5. Dependência de hardware: O armazenamento local requer dispositivos físicos, como discos rígidos ou servidores, o que pode exigir investimento em equipamentos e manutenção.

Ambas as opções têm suas vantagens e desvantagens. O armazenamento em nuvem é conveniente, escalável e permite o acesso fácil aos dados de qualquer lugar. No entanto, pode haver preocupações com a privacidade e segurança dos dados. Já o armazenamento local oferece controle total sobre os dados, mas pode ser menos flexível em termos de acessibilidade e escalabilidade.

A escolha entre armazenamento em nuvem e armazenamento local depende das necessidades e preferências individuais, bem como das considerações de segurança e privacidade. Muitas vezes, uma combinação de ambos, com uma estratégia de backup em nuvem para dados importantes armazenados localmente, pode ser uma solução eficaz.

Um dos primeiros obstáculos para uma empresa virtual é decidir entre armazenamento em nuvem e armazenamento local para arquivos e dados.

O armazenamento local é a opção tradicional, onde todos os dados da empresa são armazenados em um servidor local mantido em algum local físico. Pense nisso como seu arquivo pessoal – todos os documentos em que você trabalha são salvos em um computador que somente você (e talvez outras pessoas em sua rede) podem acessar.

Para uma empresa baseada em nuvem, todos os arquivos e dados da empresa são armazenados por um provedor terceirizado de armazenamento em nuvem e podem ser acessados ​​por usuários autorizados pela Internet. Isso é mais como um arquivo mantido em uma área comum onde todos em sua empresa podem acessá-lo conforme necessário.

O armazenamento local e baseado em nuvem são muito semelhantes em termos de segurança, embora o armazenamento local seja mais propenso a vulnerabilidades causadas por erro humano. Se você não estiver familiarizado com as práticas recomendadas de segurança cibernética, poderá expor acidentalmente seus dados armazenados localmente ao tentar compartilhá-los com seus funcionários que precisam de acesso.

O uso de armazenamento local também pode ser muito mais caro à medida que sua empresa cresce, porque é seu trabalho manter os servidores, fornecer segurança e acesso e garantir que todos os equipamentos estejam atualizados e funcionais.

Um provedor de armazenamento em nuvem aliviará sua empresa de muitos fardos.

Além de hospedar os dados de sua empresa, eles também gerenciarão e manterão seus próprios servidores e infraestrutura.

As soluções em nuvem são facilmente escaláveis, pois sua empresa pode aumentar ou diminuir a capacidade de armazenamento conforme as necessidades mudam. Como os funcionários são contratados ou se separam, é fácil gerenciar o acesso e a segurança.

A migração para a nuvem também trará benefícios além do armazenamento de dados. Por exemplo, uma plataforma de gerenciamento de prática baseada em nuvem pode ser uma bênção para sua empresa virtual, e essas soluções dependem do armazenamento de dados de seu caso na nuvem.

Organização de arquivos e convenções de nomenclatura

Seguir algumas etapas de organização testadas e comprovadas e convenções de nomenclatura para os arquivos de sua empresa virtual ajudará a mantê-los facilmente pesquisáveis ​​e acessíveis.

A chave é primeiro ter essas convenções firmemente em vigor, para que diferentes trabalhadores remotos não sigam práticas diferentes. Desde que todos sigam as mesmas regras, você poderá encontrar o que procura sem e-mails e mensagens extras.

As pastas do cliente devem ser facilmente pesquisáveis ​​e identificáveis. Use um formato de nomenclatura que você entenda e que todos possam usar consistentemente.

Um nome de pasta de arquivo deve incluir o nome do cliente, o nome do arquivo e o número do arquivo. Por exemplo, o nome do arquivo pode estar no formato “AAMM###” para incluir a data em que o arquivo foi aberto e o novo número do arquivo para aquele ano civil.

Isso se parece com isso: um novo arquivo aberto em junho de 2022 pode ser intitulado “John Doe_Living Trust_2206040”, onde este arquivo é o 40º arquivo aberto em 2022.

Para nomes de arquivo, iniciar o nome com a data de criação no formato “YYMMDD” ajuda nas pesquisas eficientes. Certifique-se de incluir uma designação de “_Rascunho” ou “_FINAL” no título, conforme necessário, e armazene o rascunho e os documentos finais separadamente.

Os documentos devem ser nomeados da mesma forma. Inclua o nome no arquivo do caso, a data de criação e qual é o documento para que você não precise abrir os arquivos para ver se são os que você deseja.

Gerenciamento de cronogramas e responsabilidades

Quando toda a sua equipe está remota, verificar as pessoas não é mais tão fácil quanto caminhar pelo corredor e enfiar a cabeça no cubículo ou no escritório.

Talvez você não precise verificar seus funcionários como costumava fazer. Contanto que todos façam seu trabalho no prazo e se comuniquem com frequência, provavelmente não há problema se eles dedicarem um pouco mais de tempo para fazer o almoço ou fazer uma caminhada saudável à tarde.

No entanto, você deve ter alguma forma de controlar as horas de trabalho e o status do trabalho ativo.

O esgotamento é um problema sério para trabalhadores remotos. Ao trabalhar em casa, pode ser difícil desconectar e manter uma separação saudável entre o tempo pessoal e o profissional. Observe se alguém parece estar “sempre ligado” para que você possa intervir antes que ele tenha um colapso.

Ao mesmo tempo, você precisa de uma maneira de verificar os projetos ativos sem precisar interromper o dia de alguém para solicitar uma atualização de status.

O primeiro passo é organizar tarefas e delegar de forma eficaz.

Comunique todas as atribuições de maneira precisa e clara, criando menos necessidade de comunicação específica de tarefas no futuro. Cada membro da empresa – advogados, paralegais, assistentes jurídicos, equipe de apoio – precisa ter funções e atribuições bem definidas.

Considere usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Trello para acompanhar essas atribuições. Dessa forma, qualquer pessoa pode olhar para o quadro do projeto e ver exatamente o que está em andamento, o que precisa ser feito a seguir e o que corre o risco de atrasar.

Além disso, tente manter a ordem em relação ao horário de trabalho e, ao mesmo tempo, dar aos seus funcionários remotos alguma flexibilidade.

Mesmo que você não defina horários de trabalho rígidos, ainda pode tomar medidas para aumentar a transparência em relação à disponibilidade de todos. Por exemplo, os calendários podem ser visíveis em toda a equipe para que todos saibam quando um advogado está em uma audiência ou depoimento ou quando seu paralegal está fora do escritório para um compromisso pessoal.

Gerenciando distrações comuns

Para muitos trabalhadores remotos, as distrações comuns podem ser ainda mais difíceis de evitar em um ambiente de trabalho em casa. É por isso que gerenciar distrações é essencial para todos os membros de uma equipe remota.

O melhor lugar para começar é com você mesmo.

Pratique a atenção plena digital limitando o tempo de tela e gerenciando suas notificações. Por exemplo, você não precisa que seu dispositivo emita um pop-up ou “ping” sempre que um e-mail pessoal chega.

Experimente também o bloqueio de tempo, em que blocos discretos de tempo são dedicados a determinadas tarefas ou grupos de tarefas.

Se você tem um home office dedicado, gaste algum tempo otimizando seu espaço para produtividade .

Dar o exemplo certo é a melhor maneira de ajudar sua equipe a gerenciar suas próprias distrações. Você também pode ajudar a melhorar o foco minimizando as distrações mais comuns relacionadas ao trabalho.

Em vez de enviar um e-mail ou uma mensagem de texto sempre que tiver uma ideia para compartilhar, agende essas mensagens para um horário específico do dia.

Crie um horário padrão “sem reuniões” em que todos da equipe devem se concentrar em tarefas que precisam de um pouco mais de energia mental. Criar espaço para trabalho profundo pode aumentar a produtividade.

Talvez o mais importante, deixe suas expectativas claras. Se todos precisam estar disponíveis por telefone ou chat de texto durante determinadas horas, isso deve ser de conhecimento público. Fora desse horário, reduza ao mínimo a comunicação sob demanda para respeitar o tempo de foco de todos.

Estabeleça canais de comunicação

Um componente crítico de qualquer local de trabalho remoto é estabelecer canais de comunicação.

Mensagens instantâneas, e-mails ou videoconferências são o modo preferido de comunicação para determinados tópicos? Quando as reuniões são apropriadas e quando alguém deve tentar responder às suas perguntas sem interromper um colega de trabalho?

Coloque essas coisas em sua política de trabalho remoto.

Falando em reuniões, é importante garantir que suas reuniões sejam eficazes e não apenas uma perda de tempo. Se a sua reunião não tiver um objetivo claro, uma agenda e um horário de início e término, é muito provável que seja improdutiva.

Em seguida, analise as melhores ferramentas de comunicação para colegas e clientes.

Ferramentas como Microsoft Teams e Slack já são comuns em empresas não jurídicas — não há motivo para que sua empresa virtual não possa utilizá-las.

Você pode considerar uma ferramenta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para admissão de clientes ou um portal do cliente para lidar com a comunicação com o cliente e a troca de documentos. Isso ajuda na organização e na segurança dos dados.

Por fim, lembre-se de que as ligações telefônicas podem ser a maneira mais rápida de se conectar com sua equipe, mas, a menos que você grave todas as ligações, elas não deixarão registro do que foi discutido ou decidido.

Aposte em canais de comunicação que incluam toda a sua empresa e que possam ser revistos posteriormente. Usar sua ferramenta de gerenciamento de projetos, Slack ou outro software de colaboração remota significa que todos têm acesso às mesmas informações e você pode rever essa conversa mais tarde.

Mantendo sua empresa remota organizada

Se você está tendo dificuldades para se ajustar ao trabalho remoto, escolha um hábito para resolver de cada vez. O gerenciamento de documentos é um ótimo lugar para começar. Quando você se sentir confortável com o armazenamento em nuvem, passe para a próxima mudança organizacional.

Entre em contato com sua equipe também. Alguns deles provavelmente têm experiência relevante trabalhando remotamente e podem compartilhar estratégias que funcionaram para eles antes.

Depois de criar bons hábitos, organizar sua empresa virtual é ainda mais fácil do que gerenciar um escritório físico. A parte mais difícil é mudar sua mentalidade.

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