Como aumentar a produtividade do seu escritório de advocacia

96 views 15:05 0 Comments 3 de julho de 2023
Como aumentar a produtividade do seu escritório de advocacia

A produtividade do escritório de advocacia tornou-se uma preocupação premente entre as organizações nos últimos anos, principalmente porque uma maior ênfase em tecnologia e eficiência se torna um fator determinante entre o sucesso e a luta.

Neste artigo, examinaremos por que os escritórios de advocacia lutam contra a produtividade e o que você pode fazer para melhorar a eficiência em sua organização.

Pular adiante

Um problema comum de produtividade em escritórios de advocacia

Levante a mão se você já teve um dia assim em seu escritório de advocacia:

Você está trabalhando em um briefing urgente e as coisas estão fluindo bem quando um sócio sênior aparece em seu escritório. “Ei, como está indo esse resumo?” Você para, sorri, explica e emite uma linguagem corporal que sutilmente diz: ‘deixe-me voltar ao trabalho’.

Cinco minutos depois, o telefone toca. É o seu assistente. “Ei, você está pronto para eu formatar esse resumo?” Suspirar. Você explica que enviará por e-mail assim que estiver pronto.

Você volta a digitar quando seu celular começa a zumbir. É um texto de outro associado sobre o assunto. “Ei cara. Já terminou esse briefing? Nesse ponto, você começa a puxar o cabelo ativamente ao perceber que esqueceu completamente o ponto brilhante que estava prestes a digitar.

Mas espere, tem mais! Assim que você volta a fazer aquele ponto brilhante, uma mensagem instantânea aparece em sua tela. É o chefe do seu departamento, lembrando que há um almoço de marketing do escritório de advocacia em cinco minutos na sala de conferências. Ela espera que você esteja lá. Relutantemente, você participa e fica consternado ao descobrir que a reunião consiste em 60% de bate-papo pessoal e 40% de advogados percebendo que não sabem nada sobre marketing.

Mais tarde, você percebe que esqueceu de parar de cobrar durante o almoço e precisa voltar e corrigir seus registros de tempo. Agora que já passou mais da metade do seu dia, todos comunicaram que querem um resumo finalizado, mas ninguém lhe deu espaço para concluí-lo.

Não se preocupe, você não está sozinho. A boa notícia é que há coisas que podem ser feitas para tornar seu escritório de advocacia mais eficiente (e, consequentemente, mais lucrativo).

Vamos mergulhar.

O estado dos escritórios de advocacia hoje

De acordo com um relatório do Grupo de Especialidades Jurídicas da Wells Fargo, os escritórios de advocacia dos EUA estão enfrentando o desafio de manter suas fileiras expandidas de advogados ocupadas devido a uma queda na demanda. A pesquisa realizada pela Wells Fargo revelou que os escritórios de advocacia relataram uma queda de 1,9% na demanda, com as 50 empresas de maior bilheteria experimentando uma queda de 2,9%. Mais de 140 escritórios de advocacia, incluindo 68 dos 100 maiores escritórios de advocacia dos Estados Unidos, foram incluídos na pesquisa.

Essa queda na demanda ocorre porque os escritórios de advocacia mantiveram a maioria dos advogados que contrataram em 2021 e no início de 2022 para lidar com um aumento no trabalho de fusões e aquisições (F&A). O número de advogados aumentou 4,5% em 2022, conforme aponta o relatório. No entanto, o mercado de fusões e aquisições esfriou em 2022, caindo 37% em comparação com o recorde de US$ 5,9 trilhões em negócios globais anunciados em 2021.

Os advogados registraram menos horas faturáveis ​​em 2022 em comparação com o ano anterior, com cada advogado com média de 1.568 horas faturáveis, 102 horas a menos do que em 2021. Owen Burman, consultor sênior da Wells Fargo, expressou surpresa com o número relativamente baixo de demissões em todo o setor dado o abrandamento no trabalho.

A produtividade do escritório de advocacia é mais importante do que nunca

Com essa incerteza, é mais importante do que nunca que os escritórios de advocacia se concentrem na produtividade e administrem com rigor.

Esta avaliação deve centrar-se na entrega atempada dos serviços e na relação custo-eficácia, bem como na identificação de oportunidades de melhoria. Duas áreas em particular são importantes para gerar melhores resultados para ambas as partes: parceria (incluindo preços, escopo e gerenciamento de projetos) e tecnologia jurídica.

Para otimizar as parcerias, o feedback formal do cliente e o feedback de 360 ​​graus, em que tanto o escritório de advocacia quanto o cliente fornecem feedback construtivo, são cruciais. A identificação de áreas para melhoria pode aumentar a eficácia das parcerias. As três principais áreas a serem otimizadas são preços, escopo e gerenciamento de projetos.

Os departamentos jurídicos desejam cada vez mais inovação nos preços dos escritórios de advocacia para obter maior certeza de custo. Além disso, as melhorias de escopo podem otimizar a certeza de custo e a experiência do cliente. O gerenciamento de projetos, tanto externa quanto internamente, é essencial para melhorar a eficiência; e a crescente demanda por envolvimento do gerente de projeto jurídico pode preencher a lacuna entre as aspirações e a entrega atual em termos de produtividade.

A tecnologia jurídica desempenha um papel significativo na otimização de escritórios de advocacia. O uso de tecnologias jurídicas aumentou, com eFiling, pesquisa jurídica e sistemas de gerenciamento de contratos e documentos sendo usados ​​ativamente por mais da metade dos departamentos. O investimento em funções legais de gerenciamento de projetos ou a capacitação de funções existentes podem impactar positivamente o preço, o escopo e o gerenciamento de projetos. As tecnologias de gerenciamento de projetos jurídicos são particularmente subutilizadas, apresentando uma oportunidade para os departamentos melhorarem nessa área.

Com tudo isso dito, vamos abordar alguns itens acionáveis ​​com os quais você pode começar a melhorar a produtividade em seu escritório de advocacia.

Comece a usar o software de colaboração de projetos

Lembra como começamos este artigo com uma descrição muito familiar de uma frustração de trabalho?

Bem, hoje em dia, não há uma única razão pela qual qualquer uma dessas pessoas que lhe perguntou sobre o seu briefing precisou interromper para obter a resposta que desejava. Existem todos os tipos de programas de colaboração em projetos que permitem que cada uma dessas pessoas faça login e visualize seu progresso em tempo real sem interromper seu fluxo.

Plataformas de gerenciamento de projetos, como ActiveCollab, Slack, Trello e até Google Docs, permitem que os membros da equipe acompanhem o andamento do projeto. Não há razão para o pop-in, o telefonema ou o texto (embora muitos desses programas tenham recursos de mensagens instantâneas que também podem distrair).

De acordo com o Relatório de Pesquisa de Tecnologia Legal da American Bar Association, os advogados que utilizam software de gerenciamento de práticas e ferramentas de automação de documentos tendem a ter mais horas faturáveis ​​e eficiência em comparação com aqueles que dependem de processos manuais.

O ponto é, mantendo todos os membros da equipe atualizados sobre o seu progresso o tempo todo, ninguém precisa perder tempo se preocupando com onde você está ou quando terminará.

Como um bônus adicional, os sistemas de gerenciamento de projetos também podem ajudá-lo a se manter organizado e a realizar o trabalho com mais eficiência. Você poderá continuar de onde parou mais rapidamente e, se mais alguém estiver colaborando na mesma tarefa, todos saberão exatamente o que vem a seguir.

Devo enfatizar que esses tipos de ferramentas só funcionam se todos na empresa as usarem regularmente. O período de transição pode ser um pouco difícil, mas vale a pena o esforço para colocar toda a equipe na mesma página.

Conheça as métricas de produtividade do seu escritório de advocacia

Os escritórios de advocacia fazem muitas coisas incríveis, mas há uma coisa que muitos escritórios menores fazem de errado: eles não administram seu escritório de advocacia como um negócio.

Especificamente, as empresas perdem muito tempo imaginando o que estão fazendo de errado ou como podem melhorar, mas não estão fazendo nada para medir seu desempenho atual. Como você pode saber se está sendo eficiente ou lucrativo se não estiver acompanhando a eficiência ou a lucratividade?

As empresas mantêm (e aumentam) a lucratividade ao acompanhar os dados da mesma forma que seu médico acompanha e melhora sua saúde com sinais vitais, como pressão arterial e níveis de colesterol.

A princípio, pode ser difícil criar uma lista viável de pontos de dados que possam ser rastreados em um escritório de advocacia. Não se preocupe. Outras pessoas já pensaram nisso. Na verdade, existem todos os tipos de indicadores-chave de desempenho (KPIs) que os escritórios de advocacia podem usar para rastrear as eficiências gerais e individuais.

Além disso, os KPIs podem ser usados ​​para tomar decisões importantes em sua empresa; como quando contratar um novo advogado, se você precisa melhorar o atendimento ao cliente ou onde pode melhorar a eficiência em tarefas específicas que ocorrem diariamente.

Se você é novo nesse conceito, comece rastreando alguns pontos de dados que fornecem insights claros e imparciais sobre suas principais prioridades. Por exemplo, se você está focado em marketing e atração de novos clientes, você deve acompanhar KPIs como estes:

  • O valor total que você gasta em marketing
  • O custo de marketing que você gasta por novo cliente
  • O valor médio de novos clientes de cada canal de marketing
  • A porcentagem de consultas que levam ao início de um caso

Ao escolher suas principais métricas de produtividade, pense em cada KPI de forma crítica. Este ponto de dados lhe dirá o que você realmente quer saber?

Tenha cuidado com as métricas de vaidade, que são números que parecem importantes, mas não estão diretamente relacionados ao seu fluxo de renda. É muito mais importante para a produtividade do escritório de advocacia saber coisas como quantas pessoas agendam consultas em seu site e quais clientes estão ocupando mais tempo não faturável.

Lembra daquela reunião de marketing sobre a qual falamos no início deste artigo? Isso não é tão incomum, é?

Todos nós já sofremos com reuniões que são uma gigantesca perda de tempo. Felizmente, há muito que você pode fazer para tornar as reuniões do escritório de advocacia mais produtivas .

Em primeiro lugar, comece por saber o que você não sabe.

A maioria das pessoas em sua empresa tem treinamento jurídico – elas não são especialistas em marketing, administração de escritório ou estratégia de negócios. Tentar fazê-los cumprir todas essas outras funções é uma receita para perda de tempo.

Por que fazer sua equipe jurídica desperdiçar horas incontáveis ​​de tempo faturável todos os meses em marketing quando você pode simplesmente contratar um profissional de marketing para fazer todo o trabalho com rapidez, eficiência e sem perda de tempo?

O mesmo vale para coisas como gerenciamento de escritório, design gráfico, contabilidade e manutenção de sites. É melhor contratar um assistente virtual ou um especialista para lidar com esses tipos de tarefas, especialmente se você for uma pequena empresa.

Em última análise, é mais barato pagar um especialista terceirizado. Seu tempo é caro e você levará mais tempo para fazer um trabalho de qualidade inferior. Se você usar esse tempo para fazer um trabalho produtivo, compensará rapidamente as despesas de contratação de um especialista.

Automatize a cobrança e o faturamento

Uma das melhores coisas que você pode fazer para melhorar a lucratividade do seu escritório de advocacia é aumentar a eficiência em relação ao faturamento e faturamento.

Projetos de lei de escritórios de advocacia não devem ser considerados levianamente, especialmente porque as Regras de Conduta Profissional exigem “ razoabilidade ” nas práticas de cobrança.

Felizmente, muitos escritórios de advocacia começaram a usar programas de cobrança eletrônica assim que chegaram ao mercado. Claramente, estávamos todos prontos para uma boa ferramenta que tirasse um pouco do trabalho manual de nossas chapas.

No entanto, muitos desses programas vieram com suas próprias ineficiências. No final, eles não eram muito mais produtivos do que o método de “marcar o tempo em um post-it” que era popular na minha época. Este é um problema bastante comum quando um novo tipo de software chega ao mercado. Você pode gastar tanto tempo gerenciando o programa quanto gastava apenas executando a tarefa.

Tudo bem, desde que você esteja disposto a atualizar quando algo melhor aparecer.

Os programas de cobrança e faturamento de hoje implementam inteligência artificial e aprendizado de máquina para criar um processo de cobrança perfeito. Se você ainda está gastando um número excessivo de horas em faturamento todos os meses, apesar do seu software de faturamento eletrônico, talvez seja hora de procurar uma atualização.

Pensamentos finais

Falamos muito sobre a produtividade do escritório de advocacia neste artigo, mas também é importante reconhecer que você é humano. Você precisa de períodos de foco intenso e períodos de distração. Francamente, não é saudável (nem mesmo possível) gastar cada minuto do seu dia de trabalho com produtividade máxima.

No entanto, uma vez que sua empresa se comprometa a funcionar como um negócio e se concentrar na lucratividade, existem medidas concretas que você pode e deve tomar para melhorar seus resultados. Seja realista, mas mantenha-se ambicioso.

Seu trabalho como líder é abrir caminho para que, quando as pessoas em sua empresa estiverem prontas para o desempenho, não tenham que contornar problemas para realizar o trabalho. É fácil culpar seus funcionários pelo tempo perdido, mas em quase todas as situações, o problema não é a falta de ética no trabalho. Encontre maneiras de tornar seu sistema mais produtivo e seu pessoal naturalmente fará mais – confie no processo, por assim dizer.

Como um bônus adicional, seus funcionários provavelmente ficarão entusiasmados por não perderem mais tempo com processos ineficientes e se sentirão mais satisfeitos com o resultado.

Com isso em mente, vá em frente e faça mais.

FONTES:

Matérias, julgados, modelos, petições, jurisprudências …

wordpress.comhttps://osadvogados.wordpress.com

Prezados Colegas Advogados e Advogadas. … sentimento muito forte: o medo de que o home office derrubasse a produtividade durante a pandemia da Covid-19.

GustavoRocha.com | Gestão | Tecnologia | Marketing Jurídico …

wordpress.comhttps://gustavorochacom.wordpress.com

… Geral de Proteção de Dados – LGPD Liderança Lives Mandamentos do Advogado … e Produtividade Software Jurídico Startups Tecnologia Tercas de Negocios …

Conflitos de agência na relação advogado-cliente – Lawle

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Conflitos de agência na relação advogado-cliente: a exigência de um novo modelo de advocacia e a teoria da agência. Jênifer da Silva Santos. Resumo: A análise …

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