Para a compreensão das rotinas jurídicas, inicialmente se torna relevante conhecer o ambiente no qual estas rotinas são desenvolvidas.

Este ambiente, em linhas gerais, se apresenta de forma semelhante quando se pensa em uma empresa ou em um escritório de advocacia. Relevante ponderar que este ambiente é rico em diversidade, uma vez que, nele se encontram reunidas várias pessoas, cada qual com sua individualidade e consequentemente com valores e cultura. Um espaço, portanto, que deve estar aberto e propício à discussão ampliada das questões que lhes são encaminhadas, visto que, desempenham atividades relativas a prestação jurisdicional.

Além de ser um ambiente de trabalho propriamente dito, no qual advogados, redigem petições, desenvolvem pareceres, prestam serviços consultivos e contenciosos, este ambiente deve ser versátil, estando apto a receber clientes, auxiliares da justiça, representantes da parte adversa envolvida em processos judiciais, estabelecendo e desenvolvendo também com qualidade serviços não jurídicos, afim de atingirem os resultados almejados alinhados a estratégia da organização ou do próprio escritório de advocacia.

Diante deste contexto, imprescindível se torna a organização do trabalho a ser desenvolvido dentro deste ambiente. Logicamente, não existe uma fórmula mágica para a divisão de trabalho a ser realizado neste ambiente que sirva para todos os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

A divisão do trabalho deverá levar em consideração a estrutura e o porte dos ambientes corporativos e dos escritórios de advocacia. Se não bastasse isso, há de se considerar também a especialização do trabalho desenvolvido.

Geralmente, os grandes escritórios de advocacia e os departamentos jurídicos das empresas conseguem distribuir seus profissionais de acordo com seus respectivos perfis, os colocando em posições estratégicas nas quais seu trabalho e qualidade poderão ser melhor utilizadas.

Deste modo, alguns advogados podem atuar de forma mais direta na realização de audiências, enquanto outros podem atuar no atendimento de clientes, por exemplo. Da mesma forma, o gerenciamento de processos judiciais pode ser dividido de forma a aprimorar os resultados, sendo a divisão do trabalho feita em relação aos advogados que conduzirão o processo da contestação até a sentença, por exemplo, e outros que ficarão responsáveis pela fase recursal.

Como dito a pouco, o atendimento não jurídico também constitui parte essencial ao desempenho dos resultados almejados. Assim, a educação, o respeito, a cordialidade e outros pequenos detalhes farão grande diferença na prestação dos serviços.

Portanto, o atendimento ao público (seja ela interno – colegas de trabalho, demais empregados da empresa alocados em setores diversos) ou externo (cliente, fornecedores, auxiliares da justiça),  e o feedback, constituem regra de ouro para o desempenho das atividades.

Superada esta contextualização quanto ao ambiente de trabalho, relevante falar especificamente das rotinas jurídicas. Contudo, antes de iniciar as considerações, oportuno se falar das atribuições relativas aos departamentos jurídicos e aos escritórios de advocacia para que a rotina jurídica possa ser melhor compreendida.

Assim sendo, relevante destacar as principais atribuições dos departamentos jurídicos e dos escritórios de advocacia:

– Defesa dos interesses e direitos de seus clientes, seja por meio do ajuizamento de ações ou estabelecimento de meios alternativos de solução de conflitos que propiciem a pacificação de eventuais conflitos;

–   Acompanhamento e gerenciamento dos processos judiciais e/ou administrativos que sejam do interesse da empresa ou de seu cliente;

– Elaboração, análise e gestão de contratos em áreas específicas do Direito (Cível, Trabalhista, Administrativa, entre outras);

– Elaboração e emissão de pareceres jurídicos;

–  Atendimento ao cliente (seja ele interno ou externo);

– Fiscalização de escritórios externos relativos aos andamentos de processos judiciais ou administrativos, bem como estabelecer alinhamento de comunicação e padronização de serviços no caso de departamentos jurídicos terceirizados ou de parceiros em escritórios de advocacia;

– Esclarecer a respeito dos riscos processuais e possibilidades de contingenciamentos;

– Desenvolvimento de ferramentas capazes de otimizar e padronizar a rotina das atividades jurídicas integrando inclusive parceiros e escritórios terceirizados;

– Elaboração de relatórios estatísticos acerca do desempenho do trabalho realizado pela equipe do escritório ou departamento jurídico.

Note que este rol, se refere as principais atribuições desenvolvidas pelos departamentos jurídicos e/ou escritórios de advocacia, portanto, não se trata de um rol taxativo, sendo assim, exemplificativo, posto que, tais atribuições dependerão da estratégia e do planejamento desenvolvido por ambos em relação a atividade empresarial desenvolvida.

 A par das atribuições, necessário se faz o estabelecimento de rotinas, justamente para que as atividades possam ser realizadas de forma efetiva e sem prejuízo a quaisquer das partes envolvidas.

Por isso, a definição de fluxos de trabalho, alinhamento de equipes de trabalho, padronização de processos de trabalho, estabelecimento de estratégias para o atendimento ao cliente, constituem afazeres que integram o controle de rotinas, seja nos departamentos jurídicos ou em escritórios de advocacia.

Sendo assim, o gestor deve se atentar aos prazos processuais, aos andamentos do processo, para que não incorra em erros primários, que poderão gerar consequências desastrosas para a realização do trabalho desejado e a obtenção dos resultados a serem alcançados.

Então, entre as principais rotinas jurídicas destacam-se:

– Cadastros de processos: A cada nova ação recebida no escritório ou no departamento jurídico há a necessidade de um controle relativo ao início de cada processo. Atualmente é muito comum a utilização de softwares jurídicos que possibilitem ao advogado ou ao empregado administrativo a inserção dos processos em ambiente virtual próprio, facilitando o controle das ações e consequentemente o acesso às informações, pois muitos deles ou quase todos podem ser acessados remotamente, não apenas no âmbito laboral. O controle e a inserção destes processos auxilia a gestão de processos e evitam a ocorrência de erros que poderiam gerar prejuízos tanto às partes envolvidas quanto ao próprio escritório ou departamento jurídico.  

– Controle dos prazos processuais e andamento processual: dentro da área jurídica gerir prazos e processos é de extrema importância, pois não basta apenas a realização de serviços jurídicos, como, por exemplo, redação de petições, realização de audiências, entre outros, é necessário saber exatamente o status do processo e acompanhar cada etapa de seu desenvolvimento. Assim, a importância também dos controles de prazos, posto que como se diz no mundo jurídico ? ?o Direito não socorre a quem dorme?- logo, a perda de prazo é algo imperdoável, sendo necessário um controle muito eficiente. Estes controles podem ser feitos por meio de planilhas específicas atribuindo a respectiva divisão de tarefas aos integrantes da equipe de trabalho, disponibilizadas por meio dos recursos tecnológicos existentes ou mantidos em arquivos de computador compartilhados entre a equipe. Há inclusive, a possibilidade de se adquirir softwares ou sistemas de gestão jurídica para um controle mais rígido, capaz de oferecer indicadores de performance, relatórios estatísticos, agenda, integração com sites dos Tribunais e gerenciador eletrônico de documentos, ou que venha a somar com aquele já feito dentro do departamento jurídico ou do escritório de advocacia.   

–  Controle das publicações em nome dos advogados ou da empresa: várias são as possibilidades de se obter informações quanto a realização do trabalho dos advogados. No tocante ao andamento e acompanhamento processual, é necessário que se consulte de modo atencioso e eficiente os sites de diversos tribunais, tais como, Tribunal de Justiça do Estado, Tribunal Regional Federal ou Tribunal Regional do Trabalho, além é claro dos Tribunais Superiores. Muitos departamentos jurídicos e escritórios de advocacia contam com empresas contratadas, que são responsáveis por fazer estas buscas de forma automática em todos os sites mencionados, encaminhando diariamente boletins contendo publicações em nome da empresa (e neste caso dos advogados que nela trabalhem) ou dos advogados do escritório, ou noticiando a inocorrência de publicações em determinado dia. Existe também a possibilidade de serem adquiridos sistemas ou softwares jurídicos que automaticamente fazem esta busca de informações e imediatamente alimentam o sistema com o registro das informações e atividades a serem realizadas. Este trabalho simplifica e otimiza em muito o trabalho de controle destas informações. Após a busca destas informações, em geral, o trabalho será distribuído entre os integrantes da equipe.

– Arquivo físico e digital: tanto os escritórios quanto os departamentos jurídicos, contam com o armazenamento de informações, seja em arquivos físicos ou digitais. Certo é que, antes mesmo da informatização dos processos judiciais, o ambiente jurídico das empresas e escritórios de advocacia contavam com arquivos físicos nos quais guardavam cópias dos processos, cópias de petições e todo e qualquer material em forma documento físico em pastas identificadas por números de processos ou mesmo nome das partes. Este arquivo ainda é mantido por muitos ambientes jurídicos, nos quais diariamente de acordo com o cumprimento dos prazos processuais, das citações e intimações, são alimentados mediante as providências tomadas pelos advogados no andamento do processo. Paralelamente a este arquivo físico, existe agora a possibilidade do arquivo digital, advindo com o avanço tecnológico e o implemento de softwares que permitem o armazenamento de informações no próprio ambiente destes programas informatizados vendidos para escritórios e/ou departamentos jurídicos. Importante pontuar que tanto o arquivo físico quanto o digital, demandam acompanhamento diário realizado pelos próprios operadores do direito quanto pelos colaboradores que prestam suporte administrativo dentro do ambiente laboral. A manutenção destes arquivos é de extrema importância, pois permite um controle mais eficaz a respeito dos atos jurídicos praticados responsáveis por impulsionar o desdobramento do andamento processual.

– Controle de tarefas/elaboração de documentos: há a necessidade de se controlar as atividades que são realizadas individualmente por cada integrante da equipe (redação de petições, manifestações, recursos a fim de que o fluxo de trabalho possa ter fluidez. Este controle permite ainda, a distribuição, a avaliação das atividades desenvolvidas, bem como a limitação de acesso a determinadas informações e a mensuração do tempo gasto em cada etapa da realização das atividades.

– Controle de agenda de audiências: este controle é de suma importância tanto para o departamento jurídico quanto para o escritório de advocacia, pois o cumprimento do dever legal se faz necessário, na medida que, constitui complemento às atividades já realizadas pelos advogados. Tal controle deve ser minucioso e pode ser feito em conjunto ao controle dos andamentos processuais e das publicações em nome dos advogados ou da empresa. Em geral, nos ambientes jurídicos, a agenda de audiências, inclusive indica o advogado que as realizará.

– Digitalização de documentos: diante da implementação tecnológica e a informatização dos processos que se tornaram atualmente digitais, há a necessidade de se digitalizar documentos pertinentes as peças processuais produzidas no ambiente laboral. Em regra, este serviço é realizado pelo pessoal que compõe o quadro administrativo do escritório ou do departamento jurídico, constituindo uma das facetas dos serviços não jurídicos ou de apoio, que assessoram o corpo de advogados na realização de seus prazos e demandas judiciais.  

– Pesquisa de jurisprudência: no exercício diário das atribuições e atividades destinadas ao cumprimento dos prazos e atos processuais, necessário se faz o suporte dado aos operadores de direito quanto aos posicionamentos judiciais que envolvam questões jurídicas relacionadas as peças processuais desenvolvidas. Assim, o monitoramento e acompanhamento da legislação, bem como a busca por posicionamentos unificados dos tribunais superiores são de extrema relevância a fim de otimizar o trabalho realizado pelos profissionais do direito, o que contribui para o êxito dos processos, das teses desenvolvidas, bem como minimiza eventuais riscos ao processo, já que de posse de tais posicionamentos a condução do processo e as decisões quanto se prosseguimento se tornam mais efetivas e eficazes. Oportuno considerar que esta, dentro das rotinas jurídicas, constitui uma faceta da qualidade do serviço não jurídico que também poderá ser desenvolvido pela equipe administrativa de apoio.

– Atendimento ao cliente (interno ou externo) ? esta constitui uma atividade bastante delicada e relevante, já que o cliente é peça essencial à realização da prestação de serviços. Logo tal atendimento deve ser realizado da melhor maneira possível, pautado pela qualidade técnica, com coerência e devido respeito à ética. Em linhas gerais, no exercício da advocacia o atendimento ao cliente constitui em lhe dar consultoria, em lhe assessorar na realização de determinados atos, ou representa-lo de forma contenciosa, administrativa ou judicial.  

O implemento das rotinas jurídicas no ambiente jurídico-laboral, propiciam inúmeros benefícios, sendo que dentre os principias é possível destacar:

– Estruturação e melhor controle da gestão e do planejamento estratégico desenvolvido para o cumprimento das atividades e o alcance dos resultados almejados;

– Aumento da produtividade da equipe envolvida no cumprimento da prestação de serviços, bem como a melhoria do custo-benefício envolvido na execução das atividades do escritório de advocacia ou do departamento jurídico;

– Uniformização de informações e padronização de processos de trabalho, que permitem a otimização do trabalho realizado e a tomada de decisão por parte dos gestores, o que é primordial para o planejamento estratégico da organização ou do escritório de advocacia.

– Possibilidade de mensuração de quantidade de trabalho, desempenho da equipe e realização de relatórios estatísticos que apontem os pontos positivos e negativos de todo o processo de planejamento estratégico, possibilitando um aperfeiçoamento da gestão dos negócios.

– Otimização de tempo, gerenciamento de comunicação efetiva e qualidade na execução da prestação de serviços.

O estabelecimento de rotinas jurídicas demonstra o quanto a gestão jurídica pode ser mais profissional e eficiente, e quanto os serviços podem ser otimizados garantindo a satisfação de seu cliente. 

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