Digitalização de documentos e Arquivo físico e virtual

Mostrar ao aluno que com o avanço da tecnologia e dos meios telemáticos, a administração da Justiça passou a sofrer os seus impactos. Diante da implementação tecnológica e a informatização dos processos judiciais, se torna necessária a digitalização de documentos físicos pertinentes aos processos em andamento perante ao Poder Judiciário, bem como o seu arquivamento virtual.

Com o avanço da tecnologia e dos meios telemáticos, a administração da Justiça passa a sofrer os seus impactos. Desta forma, diante da implementação tecnológica e a informatização dos processos judiciais, surge a necessidade de se tornar digital os documentos físicos pertinentes aos processos em andamento perante ao Poder Judiciário.

Diante do modelo informatizado da Justiça, os processos que tramitam perante ao Poder Judiciário, são os chamados de processos eletrônicos. Esses processos eletrônicos, correspondem aos processos sem papel, ou seja, por meio dele todos os atos processuais, tais como petições, despachos, sentenças, entre outros, são realizados, acondicionados, comunicados e disponibilizados, através do meio eletrônico.

A existência dos processos eletrônicos foi permitida em razão edição da Lei n. 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispõe a respeito da informatização do processo judicial.

Assim, com o passar do tempo, se verificou a inutilidade da utilização de papel no ambiente judiciário, se tornando cada vez mais constante a busca por alternativas que viabilizassem o acúmulo desmedido de papéis.

A digitalização de documentos foi o caminho encontrado para a adequação da nova realidade do Poder Judiciário. Esta realidade, por sua vez, também causou impactos diretos, tanto nos escritórios de advocacia, quanto nos departamentos jurídicos das empresas, que se viram no dever de se adequar e de implementar meios que tornassem possíveis a digitalização dos documentos físicos que compõem os processos judiciais e consequentemente adotar medidas para que fosse possível o arquivamento digital de todo este material, não mais físico, e sim eletrônico.  

A manutenção de arquivos físicos e a produção maciça de documentação em papel, trouxe a percepção do alto custo envolvido tanto nos processos de produção quanto de arquivamento dos documentos judiciais, sem contar o grande impacto causado a natureza, pois, quantas árvores seriam necessárias para se manter uma produção gigante de documentos em papel?

As mudanças trazidas com a tecnologia propiciam aos gestores novas possibilidades de gerirem seus negócios, por meio de estratégias e planejamento quanto as rotinas e processos de trabalho.

Dessa forma, a produção de documentos físicos e seu armazenamento, começou a impactar na produtividade, na gestão do tempo, e no próprio espaço físico dos escritórios e dos departamentos jurídicos, que também, assim como o Poder Judiciário já não tinham mais espaços para guardar tanto papel.

Assim, muito se tem buscado alternativas quanto a não utilização do papel. A adoção da digitalização parece ser uma resposta muito bem aceita perante a nova realidade, pois sua implementação, responde favoravelmente a economia quanto ao alto custo de produção e armazenamento dos documentos físicos, além de contribuir com a realização de um trabalho sustentável, já que a digitalização dos documentos reduz consideravelmente os impactos causados ao meio ambiente, já que o uso de papel é praticamente reduzido a zero.

Por meio do processo de digitalização, foi possível instituir o que se pode chamar de documento eletrônico. Assim, através da digitalização de um documento físico, ou seja, em papel, pode-se criar um documento mantendo sua forma original, porém de forma eletrônica, não havendo mais a necessidade desse documento ser impresso ou arquivado em papel, bem como, não há mais a necessidade de ser assinado de modo manuscrito, pois sua validade é reconhecida e mantida pela assinatura digital.

A assinatura digital, por sua vez, opera por meio de uma tecnologia criptografada (certificado digital) capaz de reconhecer o indivíduo que assina o documento, pois seus dados ficam armazenados em uma base de dados, garantindo a integridade do documento.

O certificado digital, corresponde a um arquivo eletrônico capaz de relacionar os dados armazenados do indivíduo e conferir sua identidade no momento em que o documento é assinado eletronicamente, além de atestar a veracidade do documento.

Desta forma, possibilita o desuso do documento físico, ou seja, em papel, bem como da assinatura manuscrita, pois através da assinatura digital o documento tem validade e reconhecimento jurídico.  

Para que os documentos físicos, possam ser inseridos aos processos eletrônicos, devem ser previamente digitalizados, com a utilização de um scanner. Em regra, este serviço é realizado pelo pessoal que compõe o quadro administrativo do escritório ou do departamento jurídico, constituindo uma das facetas dos serviços não jurídicos ou de apoio, que assessoram o corpo de advogados na realização de seus prazos e demandas judiciais. 

Importante destacar que, para o envio dos documentos digitais, é preciso observar as particularidades de cada Tribunal, que possuem, por sua vez, sistemas próprios, sendo necessário conhecer as instruções específicas de cada um, em relação a juntada dos documentos no meio eletrônico.

Em relação ao arquivo digital de documentos eletrônicos, a saída encontrada por muitos escritórios de advocacia e de departamentos jurídicos, é a aquisição de softwares jurídicos capazes de armazenar todas as informações pertinentes aos processos, pois muitos deles, inclusive, os de tecnologia mais avançada, permite o arquivamento de uma grande quantidade de documentos relacionados de forma específica ao processo judicial correspondente.

Contudo,  ainda por conta de uma cultura arcaica, existe certo temor no meio jurídico quanto a manutenção de um acervo totalmente no formato digital, pois o apego ao papel, até então, ainda é uma realidade.

Mas, diante da modernidade e do avanço tecnológico, este temor vai perdendo espaço, afinal, a adoção da digitalização dos documentos físicos e a utilização de arquivos digitais ou virtuais, se mostra como um recurso mais produtivo, mais sustentável, além de manter de forma mais adequada o arquivo dos documentos, pois o papel pode se deteriorar com o tempo. Além disso, a manutenção de um arquivo digital ou virtual pode propiciar mais segurança quanto ao manuseio das informações constantes nos processos eletrônicos, pois há uma maior segurança quanto a dados sigilosos neles contidos.

Portanto, a adequação a modernidade e a tecnologia é uma realidade!

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