Rotinas administrativas
Compreensão sobre a importância das rotinas administrativas aplicadas aos processos de planejamento estratégico.
Tanto os departamentos jurídicos, que integram o mundo corporativo quanto os escritórios de advocacia demandam de planejamento estratégico e consequentemente desenvolvem atividades empresariais. No âmbito empresarial as empresas necessitam constantemente de adequação para que possam continuar a sobreviver dentro do mercado e operar de modo satisfatório.
Assim, as empresas preocupadas com a otimização de processos, aperfeiçoamento no atendimento a clientes e prestação de serviços, implementam ações que buscam mudanças no intuito de identificar possíveis falhas que possam vir a comprometer o pleno desenvolvimento de suas atividades, objetivando agregar valor e aprimorar o desempenho do negócio.
Desta maneira, na busca por uma empresa mais dinâmica, funcional e voltada a conquista de resultados consideráveis se faz necessário o conhecimento e a aplicação de rotinas administrativas, que auxiliarão a realização de atividades mais assertivas com mais emprego de conhecimento técnico.
Contudo, antes de se ater ao conceito propriamente dito de rotinas administrativas, primeiramente se faz necessário observar o conceito de rotina.
Neste sentido, oportuno o conceito de rotina proposto por Tadeu Cruz 5
Deste modo, dentro de um contexto prático pode-se dizer que as rotinas administrativas são desenvolvidas por trabalhadores que tem como objetivo a busca por atingir resultados satisfatórios de acordo com a sua função técnica.
Contudo, oportuno, registrar que no âmbito corporativo, há de se observar a distinção entre rotinas administrativas e rotinas gerenciais. As rotinas gerenciais são responsáveis por elaborar a estratégia a ser adotada pela organização, a fim de, traçar as melhores oportunidades que proporcionarão o alcance dos objetivos da empresa otimizando a utilização consciente dos recursos de que dispõe.
Deste modo, diante desta estratégia estabelecida e o planejamento desenvolvido para a realização dos resultados, é possível implementar as rotinas administrativas, que por sua vez, viabilizarão a prática de tudo o que fora planejado estrategicamente pela organização.
Logo, verifica-se que as rotinas administrativas servem de complemento às rotinas gerenciais, posto que, servem de apoio, de base àquelas que lhes dão origem.
Diante de tal constatação, relevante observar que em linhas gerais, toda organização, independentemente de seu foco de atuação, possui algumas funções sedimentares, tais como: atendimento ao cliente, gestão de pessoas, controle financeiro (contas a pagar e contas a receber), emissão de relatórios gerenciais e de controle das atividades administrativas, rotina de recursos humanos, entre outras.
Para o desenvolvimento destas funções sedimentares, necessário se faz o estabelecimento de técnicas que possibilitem sua efetivação de modo eficaz e coerente no atendimento dos objetivos traçados pelo planejamento estratégico prévio, otimizando o gerenciamento de contratos e fornecedores, a proteção de informações e o desenvolvimento do trabalho contencioso e preventivo realizado pela equipe de advogados.
Desta forma, a implementação e o desenvolvimento de organogramas, responsáveis por identificar os departamentos, seja da empresa ou do próprio escritório de advocacia, e o estabelecimento inequívoco de diferentes níveis hierárquicos é de suma importância, pois imprime ao desenvolvimento das atividades de apoio rumo, na consecução dos objetivos a que pretende chegar.
Para que as rotinas administrativas sejam melhor constituídas, há a necessidade de que as funções entre a equipe de trabalho sejam devidamente escalonadas e separadas de acordo com os diversos níveis hierárquicos, facilitando o entendimento de pertencimento de cada função ao seu respectivo setor.
Além disso, o estabelecimento de uma atividade interna organizada e sequencial se mostra essencial. Logo, a determinação de regras por meio da implementação de regulamentos internos (instrumentos que estabelecem regras e indicam que as rotinas administrativas devem ser realizadas sempre da mesma forma), tende a tornar mais eficaz a realização das atividades não jurídicas de apoio.
Em paralelo, também primordial se faz, o acompanhamento das rotinas administrativas que pode ser realizado através da criação de relatórios internos que viabilizem a identificação de possíveis e eventuais falhas na aplicação e desenvolvimento do método sistemático e a indicação de possíveis soluções e melhorias de resultados, já que a documentação de rotinas importantes para o progresso da empresa é de suma conveniência.
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