Controle de contas a pagar e contas a receber
Demonstrar a real necessidade de um controle financeiro hábil em propiciar o alcance dos resultados e objetivos, seja de um escritório jurídico ou mesmo um departamento jurídico.
Entre as rotinas administrativas de apoio, o controle financeiro é extremamente necessário e vital ao bom andamento das atividades realizadas tanto no departamento jurídico quanto em um escritório de advocacia.
Sobre este aspecto Lara Selem8 já advertia
O calcanhar de Aquiles de boa parte dos escritórios de advocacia, especialmente os de menor porte e de origem familiar, está na administração financeira
(SELEM, Lara. Revista Advogados mercado e negócios, ano VI, n. 32, p. 25.)
Desta forma, imprescindível se faz a elaboração de uma gestão financeira com a assimilação de uma cultura de planejamento voltada à administração das finanças.
Assim, importante a existência de uma atividade administrativa de apoio no que tange ao estabelecimento de um setor ou uma área específica que seja responsável pelo controle financeiro, capaz de organizar a contabilidade do ambiente laboral.
Portanto, o estabelecimento de arquivos de contas a receber e contas a pagar, o gerenciamento de conta bancária, controle do caixinha (controle de despesas do dia-a-dia, de valores menores), controle das despesas fixas e variáveis, entre outros é necessário ao desenvolvimento das atividades.
A administração e o controle da área financeira possibilitam o desenvolvimento de relatórios financeiros gerenciais, criação de controles orçamentários e de planejamento, análise de rendimentos ou de perdas, entre outras referências que possibilitarão a visualização e a mensuração do próprio ambiente laboral.
A criação da gestão financeira, de fato não é coisa simples, pois demanda foco, organização e colaboração, contudo, sua instituição permite a real compreensão da melhor dinâmica a ser adotada para o ambiente de trabalho.
Assim, uma boa gestão financeira, conforme observa Simone Viana Salomão9, deve demonstrar mais do que informações financeiras, deve traduzir o que os números indicam, sendo para tanto o estabelecimento de caminhos para a análise destes dados:
- Ter um bom plano de contas alimentado e analisado periodicamente;
- Usar um sistema de gerenciamento e mantê-lo alimentado;
- Levantar dados do escritório como um todo, das áreas, das equipes, do profissional;
- Implantar controle de horas trabalhas (time-sheet);
- Avaliar a carteira de cliente como um todo, por contrato, por valor envolvido, por êxitos;
- Avaliar os riscos do seu negócio, igualzinho faz para seus clientes;
- Revisão constante dos dados (folow up);
- Criar fundos de reserva.
Portanto, como pondera Luis Fernando Rabelo Chacon10 o fornecimento de ferramentas específicas para a organização otimizada de um escritório tem por
Diante disso, possuir uma gestão eficiente na área financeira, implica no crescimento sustentável tanto do departamento jurídico quanto do escritório de advocacia. O estabelecimento de um fluxo de caixa organizado e detalhado é imprescindível, pois tendo um controle deste fluxo, há possibilidade de estabelecer dados relativos entre as receitas fixas e variáveis, o que permitirá, inclusive a implementação de um plano de contingenciamento de recursos.
Importante, também que se estabeleça em provisões para ocasiões excepcionais, de emergência ou mesmo corriqueiras.
A gestão financeira, permitirá, portanto, o conhecimento da evolução de despesas e o controle específico para o desenvolvimento da prestação de serviços realizada pelos operadores do direito, bem como para o alcance dos resultados almejados pela organização.